ПОЛОЖЕНИЕ

об отделе организации документооборота и материально-технического обеспечения

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Отдел организации документооборота и материально-технического обеспечения является структурным подразделением Партнерства, подчиненным непосредственно Директору Партнерства.

1.2. Отдел организации документооборота и материально-технического обеспечения возглавляет начальник отдела, назначаемый на должность Директором Партнерства.

1.3. На должность начальника отдела организации документооборота и материально-технического обеспечения назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или со средним специальным образованием и стажем работы в службах документационного управления не менее одного года.

1.4. В штатный состав отдела организации документооборота и материально-технического обеспечения входят: начальник отдела, помощник Директора.

1.5. Отдел организации документооборота и материально-технического обеспечения в своей деятельности руководствуется действующим законодательством, нормативно-методическими материалами в области работы с документами, приказами и распоряжениями Директора, настоящим Положением.

II. ОСНОВНЫЕ ЦЕЛИ ОТДЕЛА

2.1. Организация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению Партнерства.

2.2. Обеспечение единого порядка документирования деятельности Партнерства.

2.3. Совершенствование документооборота в Партнерстве, форми методов работы с документами.

2.4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по ведению делопроизводства в Партнерстве.

2.5. Материально-техническое обеспечение деятельности Партнерства.

III. ЗАДАЧИ ОТДЕЛА

3.1. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы.

3.2. Подготовка поступающих документов для рассмотрения Директором, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

3.3. Контроль за исполнением документов, анализ исполнительской дисциплины.

3.4. Организация копирования и оперативного размножения документов, обеспечение бланками, установленных в Партнерстве документов.

3.5. Разработка номенклатуры дел Партнерства, организация хранения дел и оперативного использования документной информации.

3.6. Контроль работы с документами в структурных подразделениях.

3.7. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями Партнерства) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

3.8. Ведение архива Партнерства.

3.9. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив.

3.10. Повышение квалификации сотрудников отдела документооборота и материально-технического обеспечения.

3.11. Организация рабочих мест сотрудников структурных подразделений, закупка необходимых канцелярских товаров, юридической литературы.

3.12. Организация материально-технического обеспечения работы Президиума Партнерства, Комитетов и советов Партнерства, общих собраний членов Партнерства.

3.13. Закупка товаров по представительским расходам.

IV. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ

4.1. Отдел организации документооборота и материально-технического обеспечения имеет право:

4.1.1. Требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами.

4.1.2. Запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы отдела документооборота и материально-технического обеспечения.

4.1.3. Проводить проверку правильности ведения делопроизводства в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.

4.1.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4.1.5. Вносить предложения Директору Партнерства о применении административных мер в случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.

4.2. Отдел организации документооборота и материально-технического обеспечения обязан:

4.2.1. Вносить изменения в нормативные документы по вопросам документационного обеспечения управления при изменении общегосударственных нормативных актов.

4.2.2. Совершенствовать работу с документами на основе применения современных автоматизированных информационных технологий.

V. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Отдел организации документооборота и материально-технического обеспечения несет ответственность:

5.1. Необеспечение установленного порядка работы с документами.

5.2. Невыполнение указаний и поручений Директора и несоблюдение необходимых условий труда работников подразделений.

5.3. Несоблюдение трудовой и производственной дисциплины.

VI. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СВЯЗИ

Отдел организации документооборота и материально-технического обеспечения взаимодействует:

6.1. Со структурными подразделениями Партнерства – по вопросам документационного обеспечения управления.

6.2. С Финансовым директором-главным бухгалтером – по вопросам материально-финансового обеспечения структурных подразделений.

VIII. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ

7.1. Сотрудники отдела организации документооборота и материально-технического обеспечения работают в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка.

7.2. Сотрудники отдела организации документооборота и материально-технического обеспечения имеют ненормированный рабочий день.

7.3. Реорганизация отдела организации документооборота и материально-технического обеспечения, изменение его штатного состава и штатной численности осуществляется на основании решения Директора Партнерства.