ПОЛОЖЕНИЕ
об отделе организации документооборота и материально-технического обеспечения
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Отдел организации документооборота и материально-технического обеспечения является структурным подразделением Партнерства, подчиненным непосредственно Директору Партнерства.
1.2. Отдел организации документооборота и материально-технического обеспечения возглавляет начальник отдела, назначаемый на должность Директором Партнерства.
1.3. На должность начальника отдела организации документооборота и материально-технического обеспечения назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или со средним специальным образованием и стажем работы в службах документационного управления не менее одного года.
1.4. В штатный состав отдела организации документооборота и материально-технического обеспечения входят: начальник отдела, помощник Директора.
1.5. Отдел организации документооборота и материально-технического обеспечения в своей деятельности руководствуется действующим законодательством, нормативно-методическими материалами в области работы с документами, приказами и распоряжениями Директора, настоящим Положением.
II. ОСНОВНЫЕ ЦЕЛИ ОТДЕЛА
2.1. Организация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению Партнерства.
2.2. Обеспечение единого порядка документирования деятельности Партнерства.
2.3. Совершенствование документооборота в Партнерстве, форми методов работы с документами.
2.4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по ведению делопроизводства в Партнерстве.
2.5. Материально-техническое обеспечение деятельности Партнерства.
III. ЗАДАЧИ ОТДЕЛА
3.1. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы.
3.2. Подготовка поступающих документов для рассмотрения Директором, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
3.3. Контроль за исполнением документов, анализ исполнительской дисциплины.
3.4. Организация копирования и оперативного размножения документов, обеспечение бланками, установленных в Партнерстве документов.
3.5. Разработка номенклатуры дел Партнерства, организация хранения дел и оперативного использования документной информации.
3.6. Контроль работы с документами в структурных подразделениях.
3.7. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями Партнерства) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.
3.8. Ведение архива Партнерства.
3.9. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив.
3.10. Повышение квалификации сотрудников отдела документооборота и материально-технического обеспечения.
3.11. Организация рабочих мест сотрудников структурных подразделений, закупка необходимых канцелярских товаров, юридической литературы.
3.12. Организация материально-технического обеспечения работы Президиума Партнерства, Комитетов и советов Партнерства, общих собраний членов Партнерства.
3.13. Закупка товаров по представительским расходам.
IV. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ
4.1. Отдел организации документооборота и материально-технического обеспечения имеет право:
4.1.1. Требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами.
4.1.2. Запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы отдела документооборота и материально-технического обеспечения.
4.1.3. Проводить проверку правильности ведения делопроизводства в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.
4.1.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.1.5. Вносить предложения Директору Партнерства о применении административных мер в случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.
4.2. Отдел организации документооборота и материально-технического обеспечения обязан:
4.2.1. Вносить изменения в нормативные документы по вопросам документационного обеспечения управления при изменении общегосударственных нормативных актов.
4.2.2. Совершенствовать работу с документами на основе применения современных автоматизированных информационных технологий.
V. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Отдел организации документооборота и материально-технического обеспечения несет ответственность:
5.1. Необеспечение установленного порядка работы с документами.
5.2. Невыполнение указаний и поручений Директора и несоблюдение необходимых условий труда работников подразделений.
5.3. Несоблюдение трудовой и производственной дисциплины.
VI. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СВЯЗИ
Отдел организации документооборота и материально-технического обеспечения взаимодействует:
6.1. Со структурными подразделениями Партнерства – по вопросам документационного обеспечения управления.
6.2. С Финансовым директором-главным бухгалтером – по вопросам материально-финансового обеспечения структурных подразделений.
VIII. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ
7.1. Сотрудники отдела организации документооборота и материально-технического обеспечения работают в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка.
7.2. Сотрудники отдела организации документооборота и материально-технического обеспечения имеют ненормированный рабочий день.
7.3. Реорганизация отдела организации документооборота и материально-технического обеспечения, изменение его штатного состава и штатной численности осуществляется на основании решения Директора Партнерства.